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Inscription

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Frais d’inscription

Les tarifs d’inscription anticipée au Congrès sont offerts jusqu’au lundi 21 mars 2016. Les tarifs réguliers s’appliquent à compter du mardi 22 mars 2016. Les frais d’inscription sont fixés au moment de la réception du paiement et non à la date à laquelle vous présentez votre inscription. Il n’y a pas de tarif de participation diurne, quelle que soit la catégorie.

 

Inscription anticipée

jusqu’au lundi 21 mars 2016

Tarif régulier à compter

du mardi 22 mars 2016

Congrès complet

650$

700$

Étudiant, chercheurs boursier, stagiaire

275$

300$

Nouveaux chercheur du domaine du VIH

275$

300$

Membre de la communauté touchée par le VIH

75$

75$

Les tariffs sont en dollars canadiens.

Les frais d’inscription comprennent toutes les séances scientifiques, les colloques parrainés par l’industrie, la réception d’accueil, les séances d’affiches et l’accès à la salle des expositions et des affiches.

Les frais d’inscription ne comprennent pas l’atelier des nouveaux chercheurs du domaine du VIH, la soirée de gala du samedi soir, non plus qu’elle ne donne droit à des crédits de formation médicale continue.

Tarif pour étudiant, chercheurs boursier, stagiaire

Il faut une preuve d’étudiant, de boursier ou de stagiaire pour confirmer ce tarif. La preuve est une copie de votre carte d’identité d’étudiant ou une lettre du registraire de votre établissement confirmant votre statut d’étudiant, de boursier ou de stagiaire.

La documentation doit, dans les deux semaines suivant l’inscription, parvenir par courriel, par la poste ou par télécopieur au  Secrétariat du Congrès à l’attention de la gestionnaire des inscriptions de l’ACRV 2016.

Tarif pour le nouveaux chercheur du domaine du VIH

Vous devez avoir obtenu votre diplôme récemment (dans les cinq dernières années) et a) être inscrit à l’atelier destiné aux nouveaux chercheurs dans le domaine du VIH de l’ACRV 2016 ou b) avoir assisté à l’atelier en 2015 ou en 2014.

Tarif pour le membre de la collectivité du VIH”)

Le tarif des membres de la collectivités touchés par le VIH ne s’applique qu’aux personnes elles-mêmes affectées par le VIH/sida. Les personnes qui travaillent dans les collectivités touchées par le VIH mais qui ne sont pas personnellement affectées par le VIH/sida ne sont pas admissibles à ce tarif. Aucune documentation n’est nécessaire pour obtenir ce tarif.

 

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Options tarifées

Atelier pour les nouveaux chercheurs dans le domaine du VIH, le jeudi 12 mai

Le tarif d’inscription ne comprend pas la participation à l’atelier du jeudi 12 mai pour les nouveaux chercheurs dans le domaine du VIH. Cet atelier est conçu pour les diplômés, les étudiants au doctorat et les boursiers postdoctoraux, les étudiants/internes/résidents en médecine et les stagiaires. S’il reste peu de places, la priorité d’inscription sera accordée aux groupes susmentionnés. Vous pouvez vous inscrire à l’atelier destiné aux nouveaux chercheurs du domaine du VIH au cours du processus d’inscription en ligne. Le tarif est de 50 $.

Soirée de gala, le samedi 14 mai

Le tarif d’inscription ne comprend pas la participation à la soirée de gala du samedi 14 mai. Si vous souhaitez une place pour la soirée de gala, vous pouvez, au cours de l’inscription en ligne, demander un ticket au tarif des participants au Congrès, soit 75 $, ou encore, un laissez-passer pour un ou plusieurs invités, à 125 $.

Certificat de crédits de formation médicale continue

Le tarif d’inscription ne comprend pas les crédits de formation médicale continue. Si vous souhaitez recevoir ces crédits, il faut les acheter, au tarif de 25 $, lors de l’’inscription en ligne.

Paiement, confirmation et reçu

La catégorie du tarif d’inscription est fixée à la réception du paiement et exigible en dollars canadiens.

Vous recevrez un courriel de confirmation peu de temps après votre inscription. Si vous avez fait votre paiement par carte de crédit, le courriel comprendra un reçu. Si vous souhaitez payer par chèque ou virement télégraphique, une facture vous sera envoyée par courriel lorsque vous aurez terminé votre inscription en ligne.

Méthodes de paiement

Chèque

Si vous payez par chèque, veuillez inscrire sur le chèque ACRV 2015 et le nom de la ou des personnes inscrites et établir le chèque à l’ordre de Sea to Sky Meeting Management Inc. L’adresse de paiement est sur la page du Secrétariat du Congrès et figurera sur votre facture. Le paiement doit être en dollars canadiens, tiré d’une banque canadienne. Un reçu sera envoyé à l’adresse de courriel fournie pendant le processus d’inscription, dès la réception du paiement.

Transfert télégraphique (valide jusqu’au lundi 4 avril 2016)

Les transferts télégraphiques doivent être faits à l’ordre de Sea to Sky Meeting Management Inc., exigibles en dollars canadiens et être reçus au plus tard le lundi 4 avril 2016, sinon, il faudra choisir une autre méthode de paiement. Sur le transfert télégraphique, indiquer ACRV 2016 et le nom du ou des participants comme référence. L’information figurant sur le transfert télégraphique sera incluse sur la facture envoyée à l’adresse de courriel fournie lorsque vous aurez terminé votre inscription. Le montant complet est exigible et tous les frais bancaires doivent être acquittés par l’envoyeur/l’auteur du versement.

Carte de crédit : Master Card et Visa

Si vous payez par carte de crédit, votre relevé de carte de crédit portera comme nom de fournisseur Sea to Sky Meeting Management Inc.

Politique d’annulation, de remboursement et de substitution

Vous pouvez obtenir un remboursement jusqu’au lundi 21 mars 2016, sous réserve de frais d’annulation de 100 $ par personne pour toutes les catégories d’inscriptions, sauf celle des membres de la collectivité affectés par le VIH, auquel cas les frais d’annulation sont de 75 $.

Dès le mardi 22 mars 2016, aucun remboursement ne sera accordé, mais il est possible de procéder à des substitutions jusqu’au mardi 3 mai 2016. Toutes les annulations ou substitutions doivent être reçues par écrit, soit par courriel à l’adresse conference@cahr-acrv.ca, soit par télécopieur à +1-604-984-6434.

L’inscription au Congrès doit être entièrement payée au plus tard le lundi 4 avril 2016. Après cette date, les inscriptions non entièrement payées seront annulées. Les inscriptions faites après le lundi 4 avril 2016 ne seront acceptées que si elles sont entièrement payées au moment de l’inscription.

Le Congrès se réserve le droit de fermer les inscriptions pour problème de capacité. Le Congrès fournira aussi d’avance que possible un préavis de la fermeture des inscriptions. Si vous comptez vous inscrire comme participant au Congrès, veuillez tenir compte de la capacité limitée.

 

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Dates limites d’inscription

Voici les dates limites d’inscription :

  • Date limite d’inscription des auteurs présentateurs : le jeudi 17 mars 2016

  • Date limite d’inscription anticipée : le lundi 21 mars 2016 (annulation d’inscription : dernière journée d’annulation avec remboursement complet moins frais d’annulation)

  • Date limite pour obtenir les tarifs d’hébergement du Congrès au Delta Winnipeg : le lundi 11 avril 2016 (sous réserve de disponibilité des chambres)

  • Date limite d’inscription en ligne : le mardi 3 mai 2016

 

Renseignements sur l’inscription des auteurs présentateurs

Les auteurs présentateurs doivent s’inscrire pour assister à l’ACRV 2016. Si vous n’êtes pas inscrit après la date limite d’inscription des auteurs présentateurs, soit le 17 mars 2016, votre abrégé pourrait ne pas figurer dans le recueil d’abrégés de l’ACRV 2016 et le programme du Congrès.

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Exigences en matière de visa d’entrée et lettre d’invitation

Le gouvernement du Canada exige des visas d’entrée pour nombre de ses visiteurs, qu’il s’agisse de visites d’affaires ou touristiques. À compter de mars 2016, les étrangers exemptés de visa qui arrivent au Canada par avion ont besoin d’une autorisation de voyage électronique (AVE). Pour savoir si vous avez besoin d’un visa ou d’une AVE pour entrer au Canada, visitez le site Web de Citoyenneté et Immigration Canada.

Si vous avez besoin d’un visa d’entrée, veuillez communiquer avec le Bureau des visas du Canada de votre région ou un service des passeports/visa pour en obtenir un. Veuillez prévoir un délai de traitement d’au moins trois mois, mais cela peut varier d’un pays à l’autre.

Lettre d’invitation

Si vous avez besoin d’un visa de voyageur pour assister au Congrès, veuillez télécharger la lettre d’invitation. Sauvegardez cette lettre sur votre ordinateur et remplissez les champs du formulaire en y introduisant vos renseignements personnels. Vous pouvez ensuite sauvegarder et imprimer le document.

Si vous avez besoin d’aide, veuillez écrire à : conference@cahr-acrv.ca.

 

Accréditation des médias / Inscription des journalistes

L’ACRV est ouverte à la couverture journalistique du Congrès par les principaux médias et les médias médicaux. Des laissez-passer à l’intention des médias seront disponibles, à la discrétion des organisateurs du Congrès. Si vous êtes intéressé à obtenir un laissez-passer de journaliste, veuillez transmettre au Secrétariat du Congrès :

  • votre nom
  • vos accréditations
  • votre affiliation
  • une photo d’identification (de préférence la carte de légitimation pour média)
  • une description de votre intérêt pour le Congrès, sur du papier à en-tête officiel.

Le Secrétariat du Congrès répondra à toutes les demandes de renseignements; toutefois, seules les demandes approuvées recevront un laissez-passer. Les laissez-passer approuvés pourront être pris sur place, au kiosque d’inscription du Congrès. Veuillez noter que les laissez-passer des journalistes ouvrent l’accès à toutes les séances, y compris les cérémonies d’ouverture et la réception d’accueil, mais NE COMPREND PAS la serviette des délégués ou les repas. Les laissez-passer des médias ne sont pas transférables.

Les abrégés de l’ACRV 2016 seront distribués aux délégués à leur arrivée au Congrès. Tous les récipiendaires doivent respecter le caractère confidentiel de l’information contenue dans les abrégés, conformément à la politique d’embargo énoncée ci-après.

 

Politique d’embargo

Les renseignements tirés des abrégés ne doivent être ni publiés ni divulgués avant le début de la séance du Congrès où ils doivent être exposés. Les journalistes, les chercheurs et les promoteurs des études se doivent de respecter cet embargo. Les auteurs conservent les droits d’auteur sur leur abrégé et l’autorisation de réutilisation doit être obtenue directement de l’auteur ou d’un mandataire désigné par celui-ci. Tous les abrégés présentés à l’ACRV pour le Congrès seront compilés dans un supplément de revue à publier après le Congrès.

Les journalistes peuvent recevoir de l’ACRV et/ou de l’institution pré-autorisée d’autres renseignements concernant les abrégés et exposés. Ces ressources supplémentaires seront soumises à des règles d’embargo précises qui seront communiquées par l’ACRV et/ou les institutions autorisées par l’Association.

Les journalistes sont invités à manifester leur intérêt par écrit et à demander l’accès aux renseignements supplémentaires frappés d’embargo en communiquant avec Andrew Matejcic, directeur exécutif de l’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) en lui adressant un courriel à andrew.matejcic@cahr-acrv.ca.

Nous exercerons une surveillance des reportages dans les médias pour nous assurer du respect des règles d’embargo. Les infractions des médias à l’embargo seront frappées de sanctions sévères, notamment l’exclusion des futures initiatives de vulgarisation et la déclaration de l’infraction à l’embargo à tout organisme intéressé, notamment les institutions affiliées aux chercheurs et les services de transmission des nouvelles.

Si vous souhaitez discuter avec un représentant de l’ACRV sur place, veuillez en faire la demande au kiosque d’inscription et nous trouverons pour vous un représentant de l’ACRV.

 

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Autres renseignements l’inscriptions

Accès en fauteuil roulant et aide spéciale

Tous les locaux du Congrès sont accessibles en fauteuil roulant. Si vous avez besoin d’assistance spéciale pour quelque motif, veuillez faire part de vos exigences au cours du processus d’inscription et confirmer tout détail auprès du Secrétariat du Congrès

Demandes diététiques

Veuillez préciser toute exigence diététique au cours du processus d’inscription afin que nous puissions prendre les mesures d’avance concernant les aliments et boissons pour les événements appropriés à votre inscription.

 

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QUESTIONS?

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le  Secrétariat du Congrès