Événements connexes

L’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) accepte les demandes d’événements connexes parallèles au 36e Congrès annuel canadien de recherche sur le VIH/sida (ACRV 2027). Tous les événements connexes doivent être planifiés à l’extérieur du programme officiel du Congrès de l’ACRV, qui se déroule approximativement de 16 h le jeudi 15 avril à 13 h le dimanche 18 avril.

Le comité scientifique examinera toutes les demandes d’événements connexes après la date butoir de réception des demandes. Les organisateurs d’événements connexes seront informés à la fin de janvier 2027 concernant le statut de leur demande.

Veuillez noter qu’en fonction des limitations au siège du congrès, l’ACRV pourrait ne pas pouvoir accepter toutes les demandes d’événements connexes.

Avantages de tenir un événement connexe à l’ACRV 2027

À l’approbation de votre événement :

  • l’ACRV annoncera votre événement connexe sur le site Web du Congrès de l’ACRV;
  • l’ACRV mentionnera votre événement connexe dans certains courriels de marketing du Congrès;
  • l’ACRV offrira gracieusement des locaux supplémentaires (si disponibles) à l’hôtel Fairmont The Queen Elizabeth et établira le contact avec les équipes de service sur place pour répondre aux besoins de votre réunion.

Demande d’événement connexe

Ancillary Event Application site will open soon.

Vous aurez à fournir les détails suivants :

  • organisme hôte de l’événement;
  • nom de l’organisateur et coordonnées complètes;
  • date de la demande et durée de l’événement en heures;
  • période préférée de la journée;
  • thème ou titre de l’événement connexe;
  • brève description de l’événement connexe;
  • conférenciers (si confirmés);
  • configuration préférée de la salle de réunion, par exemple circulaire, type théâtre ou salle de conférence;
  • nombre de participants attendus;
  • détails en matière de participation (ouvert à tous les délégués, ou sur invitation seulement). Si l’événement est sur invitation seulement, veuillez préciser qui est invité et le processus d’invitation.

Responsabilités concernant la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2027

À l’approbation de l’événement, l’organisateur est tenu de :

  • Fournir le titre complet de l’événement;
  • Fournir de l’information sur l’événement (jusqu’à 200 mots), convenant à un affichage Internet. Veuillez inclure la nature et l’objet de l’événement, le public cible, les principaux participants et toute autre information d’intérêt ou de valeur;
  • Fournir des renseignements sur toute restriction concernant la participation des participants au Congrès (c.à-d. sur invitation seulement, réservé aux membres, réservé aux chercheurs d’une région géographique précise, etc.). L’organisateur doit s’occuper de l’inscription préalable. L’ACRV souhaite que les organisateurs de tous les événements connexes permettent que ces événements soient ouverts à tous les participants au congrès si cela s’y prête;
  • Prendre les dispositions concernant l’audiovisuel et les aliments et boissons directement avec le centre du congrès ou ses fournisseurs. À remarquer que l’ACRV n’assume aucunement les coûts des événements connexes, par exemple pour l’audiovisuel et les aliments et boissons.
  • Préciser la configuration souhaitée de la pièce. Remarque : l’ACRV ne peut garantir l’aménagement souhaité. Toute demande de modification de l’aménagement attribué doit être coordonnée directement avec le centre du congrès et peut faire l’objet de frais supplémentaires pour les organisateurs de l’événement connexe. L’ACRV ne couvre aucunement les coûts découlant des modifications à l’aménagement de la pièce.

Lignes directrices sur les événements connexes

Si votre demande d’événement connexe est acceptée, l’ACRV fournira une salle pour votre réunion à l’hôtel Fairmont The Queen Elizabeth. Les autres frais et/ou exigences d’organisation des organisateurs de la réunion doivent être réglés directement avec l’hôtel ou ses fournisseurs.

Aménagement de la salle

L’aménagement de la salle attribuée sera compris dans votre courriel de confirmation. Si vous avez besoin d’un aménagement différent de la salle, les organisateurs de l’événement connexe doivent communiquer directement avec le centre du congrès. L’organisateur de l’événement connexe doit assumer tous les coûts liés aux modifications à l’aménagement de la salle.

Matériel audiovisuel

Les organisateurs de l’événement connexe ont la responsabilité de l’ensemble des coûts de l’audiovisuel et doivent faire connaître leurs exigences directement au fournisseur officiel de l’audiovisuel. L’ACRV fournira les coordonnées principales.

Aliments et boissons

Les organisateurs de l’événement connexe doivent assumer la totalité des coûts des aliments et boissons et faire connaître leurs besoins directement au fournisseur des aliments et boissons. L’ACRV fournira les coordonnées principales.

Renseignements supplémentaires

Pour en savoir davantage sur la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2027, veuillez communiquer avec conference@cahr-acrv.ca