La date limite pour les demandes d’événements connexes est le vendredi 19 janvier 2024.
L’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) accepte les demandes d’événements connexes parallèles au 33e Congrès annuel canadien de recherche sur le VIH/sida (ACRV 2024). Tous les événements connexes doivent être planifiés à l’extérieur du programme officiel du Congrès de l’ACRV, qui se déroule approximativement de 17 h le jeudi 25 avril à 13 h le dimanche 28 avril.
Le comité scientifique examinera toutes les demandes d’événements connexes après le 19 janvier 2024, date limite de réception de demandes. Les organisateurs d’événements connexes seront informés tôt en février si leur demande a été retenue. Nous ferons tout ce qui est possible pour accepter toutes les demandes d’événements connexes, mais en fonction du nombre de demandes reçues et des particularités de chacune, il ne sera peut‑être pas possible de les accepter toutes.
Avantages de tenir un événement connexe à l’ACRV 2024
À l’approbation de votre événement :
- l’ACRV annoncera votre événement connexe sur le site Web du Congrès de l’ACRV;
- l’ACRV mentionnera votre événement connexe dans certains courriels de marketing du Congrès;
- l’ACRV pourrait offrir gracieusement des locaux de réunion (si disponibles) au Delta de London ou à RBC Place London;
Responsabilités concernant la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2024
À l’approbation de l’événement, l’organisateur connexe est tenu de :
- Fournir le titre complet de l’événement;
- Fournir de l’information sur l’événement (jusqu’à 200 mots), notamment la nature et l’objet de l’événement, le public cible, les principaux participants et toute autre information d’intérêt ou de valeur;
- Fournir des renseignements sur toute restriction concernant la participation des participants au Congrès (c.à-d. sur invitation seulement, réservé aux membres, uniquement aux chercheurs d’une région géographique précise, etc.). L’organisateur doit s’occuper de l’inscription préalable. L’ACRV souhaite que les organisateurs de tous les événements connexes permettent que ces événements soient ouverts à tous les participants au congrès si cela s’y prête;
- Communiquer les besoins en matière d’audiovisuel et de nourriture et boissons directement au lieu de réunion. À remarquer que l’ACRV n’est aucunement responsable des coûts liés à votre événement connexe;
- Préciser la configuration de la pièce. L’ACRV tiendra compte de votre demande, mais ne peut garantir si l’option sera accordée au lieu de réunion. Si vous voulez un aménagement différent de ce qui avait été accordé, adressez votre demande directement au lieu de réunion. L’ACRV n’assume aucunement les frais supplémentaires découlant des changements.
- Présenter un résumé d’une page de l’événement, qui peut être affiché sur le site Web de l’ACRV après le Congrès.
- Nous ferons tout ce qui est possible pour accepter toutes les demandes d’événements connexes, mais en fonction du nombre de demandes reçues et des particularités de chacune, il ne sera peut‑être pas possible de les accepter toutes.
Candidature pour la tenue d’un événement connexe
Pour demander la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2024, veuillez compléter notre formulaire de candidature en ligne
Formulaire de demande en ligne de demande d’événement auxiliaire
Fournir les détails suivants :
- organisme hôte de l’événement;
- nom de l’organisateur et coordonnées complètes;
- date de la demande et durée de l’événement en heures;
- thème ou titre de l’événement connexe;
- brève description de l’événement connexe;
- conférenciers (si confirmés);
- configuration préférée de la salle de réunion, par exemple circulaire, type théâtre ou salle de conférence;
- nombre de participants attendus;
- détails en matière de participation (ouvert à tous les délégués, ou sur invitation seulement). Si l’événement est sur invitation seulement, veuillez préciser qui est invité et le processus d’invitation.
