Inscription

Les inscriptions commencent en décembre 2026.

Frais d’inscription

Les tarifs d’inscription anticipée au Congrès sont offerts jusqu’au mercredi 10 mars 2027. Les tarifs réguliers s’appliquent dès le jeudi 11 mars 2027. Les frais d’inscription reposent sur la date de réception du paiement et non sur la date de votre inscription. Il n’y a pas de tarif quotidien de participation.

	Inscription anticipée, jusqu’au mercredi 10 mars 2027	Tarif régulier à compter du jeudi 11 mars 2027
Chercheur, gouvernement, membre de la collectivité, autre	775 $	900 $
Étudiant, stagiaire, nouveau chercheur	400 $	450 $

Veuillez consulter la page des Bourses d’études et prix pour en savoir davantage sur l’admissibilité et les modalités de demande d’une bourse pour les membres de la collectivité comprenant les frais d’inscription.

L’inscription comprend l’accès à toutes les séances scientifiques, aux colloques en commandite, à la réception d’ouverture et à la salle des affiches et expositions.

L’inscription ne comprend pas l’atelier pour les nouveaux chercheurs du domaine du VIH, la soirée de gala du samedi ou les crédits de formation médicale continue (FMC).

Au cours du Congrès, on prendra des photographies qui pourraient être utilisées à des fins publicitaires. En vous inscrivant, vous consentez à ce que l’ACRV et ses fournisseurs utilisent à des fins publicitaires toute photographie où vous apparaissez.

Tarif pour étudiant, stagiaire et nouveau chercheur

Il faut une preuve d’étudiant, de boursier ou de stagiaire pour être admissible à ce tarif. Les nouveaux chercheurs doivent avoir obtenu leur diplôme dans les cinq (5) dernières.

Il existe deux (2) types de preuves acceptées du statut d’étudiant ou de stagiaire :

1. Une copie valide de votre carte d’identité d’étudiant
2. Une lettre du registraire de votre établissement attestant de votre statut d’étudiant.

La preuve de statut d’étudiant/stagiaire doit être téléversée au cours du processus d’inscription.

Achats supplémentaires

Atelier pour les nouveaux chercheurs du domaine du VIH, le jeudi 15 avril 2027

L’atelier pour les nouveaux chercheurs du domaine du VIH du jeudi 15 avril ne figure pas dans les tarifs d’inscription au Congrès. Cet atelier est destiné aux diplômés, étudiants au doctorat et boursiers postdoctoraux, étudiants/internes/résidents en médecine et stagiaires. Vous pouvez vous inscrire à l’atelier destiné aux nouveaux chercheurs du domaine du VIH au cours du processus d’inscription en ligne. Le tarif est de 75 $. Le nombre de places étant limité, la priorité d’inscription sera accordée aux chercheurs admissibles.

Soirée sociale, le samedi 17 avril 2027

La soirée sociale du samedi 17 avril n’est pas comprise dans les frais d’inscription. Si vous souhaitez une place pour la soirée sociale, vous pouvez, au cours de l’inscription en ligne, demander un ticket au tarif des participants au Congrès, soit 150 $, et un ou plusieurs laissez-passer d’invités, à 175 $ par personne. Les organisateurs du congrès se réservent le droit d’arrêter la vente de tickets en raison du nombre limité de places dans la salle. Le cas échéant, vous serez informé aussi d’avance que possible. Si vous comptez assister à la soirée sociale, n’oubliez pas que le nombre de places est limité. Agissez tôt.

Certificat de crédits de formation médicale continue (FMC)

Les crédits FMC ne sont pas compris dans le tarif d’inscription. Si vous souhaitez recevoir ces crédits, il faut les acheter, au tarif de 75 $, lors de l’inscription en ligne.

Confirmation, paiement et reçu

Les frais d’inscription sont fixés à la réception du paiement et exigibles en dollars canadiens.

Vous recevrez un courriel de confirmation peu de temps après votre inscription. Si vous avez fait votre paiement par carte de crédit, le courriel comprendra un reçu. Si vous souhaitez payer par chèque ou virement télégraphique, une facture vous sera envoyée par courriel lorsque vous aurez terminé votre inscription en ligne.

Méthodes de paiement

Carte de crédit : Visa, Mastercard et American Express
Si vous payez par carte de crédit, votre relevé de carte de crédit portera comme nom de fournisseur CAHR-ACRV Conference ou CAHR-ACRV.

Chèque
Si vous payez par chèque, inscrire sur le chèque ACRV 2027 et le nom de la ou des personnes inscrites. Établir le chèque à l’ordre de MCI Group Canada Inc. L’adresse de paiement est sur la page du Secrétariat du Congrès et figurera sur votre facture. Le paiement doit être en dollars canadiens, tiré sur une banque canadienne. Dès la réception du paiement, un reçu sera envoyé à l’adresse de courriel fournie pendant le processus d’inscription.

Politique d’annulation, de remboursement et de substitution

Vous pouvez obtenir un remboursement jusqu’au mercredi 10 mars 2027, sous réserve de frais d’annulation de 100 $ par personne pour toutes les catégories d’inscriptions.

Dès le jeudi 11 mars 2027, aucun remboursement ne sera effectué, mais vous pouvez vous prévaloir de substitutions jusqu’au mercredi 1^er avril 2027. Les annulations ou substitutions doivent être reçues par écrit par courriel à registration@cahr-acrv.ca.

L’inscription au Congrès doit être entièrement payée au plus tard le vendredi 26 mars 2027. Après cette date, les inscriptions non entièrement payées seront annulées. Les inscriptions faites après le vendredi 27 mars 2027 ne seront acceptées qu’intégralement payées au moment de l’inscription (après cette date, aucun paiement par chèque n’est autorisé).

Le Congrès se réserve le droit de fermer la période d’inscriptions en raison d’une capacité limitée. Si vous comptez être présent, veuillez vous inscrire tôt.

Dates limites d’inscription

Voici les dates limites d’inscription :

• Date limite d’inscription anticipée : le mercredi 10 mars 2027
• Date limite d’inscription des auteurs présentateurs : le mercredi 24 février 2027
• Dernier jour pour l’annulation d’une inscription : le mercredi 10 mars 2027 (remboursement, moins 100 $ de frais d’annulation)
• Dernier jour d’accès au tarif privilégié du Congrès à l’hôtel Fairmont The Queen Elizabeth, le 10 mars 2027 (sous réserve de disponibilité des chambres)
• Clôture des inscriptions en ligne : le mercredi 7 avril 2027
• Inscription sur place dès le jeudi 15 avril 2027

Renseignements sur l’inscription des auteurs présentateurs

Les auteurs présentateurs doivent s’inscrire au plus tard le mercredi 24 février 2027. À défaut d’être inscrit à cette date, votre abrégé pourrait ne pas figurer dans le recueil d’abrégés de l’ACRV 2027 et le programme du Congrès.

Accréditation des médias / Inscription des journalistes

L’ACRV est ouverte à la couverture journalistique du Congrès par les médias grand public et les médias médicaux. On peut obtenir un laissez-passer de journaliste à la discrétion des organisateurs du Congrès. Si vous êtres intéressé à obtenir un laissez-passer de journaliste, veuillez envoyer au Secrétariat du Congrès une description de votre intérêt pour la réunion sur papier entête officiel, y compris les renseignements suivants :

• votre nom
• vos accréditations
• votre affiliation
• une photo d’identification (de préférence la carte de légitimation pour média)

Le Secrétariat du congrès répondra à toutes les demandes de couverture; toutefois, seules les demandes approuvées recevront un laissez-passer. Les laissez-passer approuvés pourront être pris sur place, au kiosque d’inscription du congrès. Veuillez noter que les laissez-passer des journalistes ouvrent l’accès à toutes les séances, y compris les cérémonies d’ouverture et la réception d’accueil, mais NE COMPRENNENT la serviette des délégués ou les repas. Les laissez-passer des journalistes ne sont pas transférables.

Les abrégés de l’ACRV 2027 seront à la disposition des délégués sur le site Web du congrès en avril. Tous les bénéficiaires doivent respecter la politique de confidentialité de l’information fournie dans les abrégés, conformément à la politique d’embargo.

Politique d’embargo

Les renseignements tirés des abrégés ne doivent être ni publiés ni divulgués avant le début de la séance du Congrès où ils doivent être exposés. Les journalistes, les chercheurs et les promoteurs des études se doivent de respecter cet embargo. Les auteurs conservent les droits d’auteur sur leur abrégé et l’autorisation de réutilisation doit être obtenue directement de l’auteur ou d’un mandataire désigné par celui-ci.

Les journalistes peuvent recevoir de l’ACRV et/ou de l’institution préautorisée d’autres renseignements concernant les abrégés et exposés. Ces ressources supplémentaires seront soumises à des règles d’embargo précises qui seront communiquées par l’ACRV et/ou les institutions autorisées par l’Association.

Les journalistes sont invités à manifester leur intérêt et à demander l’accès à des renseignements supplémentaires frappés d’embargo en écrivant un courriel à l’Association canadienne de recherche sur le VIH à l’adresse : info@cahr-acrv.ca.

Nous exercerons une surveillance des reportages dans les médias pour nous assurer du respect des règles d’embargo. Les infractions des médias à l’embargo seront frappées de sanctions sévères, notamment l’exclusion des futures initiatives de vulgarisation et la déclaration de l’infraction à l’embargo à tout organisme intéressé, notamment les institutions affiliées aux chercheurs et les services de transmission des nouvelles.

Participants étrangers

Les personnes qui résident dans des pays où il faut un visa pour entrer au Canada devront préciser leur lien avec le Canada et donner les renseignements et références supplémentaires exigés par les organisateurs du congrès.

Renseignements à inclure :

• Le nom et les coordonnées d’un chercheur canadien qui peut vous servir de référence;
• Un aperçu de l’actuel partenariat de recherche sur le VIH avec un collègue canadien qui sera mis en valeur au congrès;
• Un CV universitaire ou d’utilisateur des connaissances

À défaut de fournir intégralement ces renseignements, votre inscription sera rejetée.

Autres renseignements sur l’inscription

Accès en fauteuil roulant et aide spéciale

Tous les locaux du Congrès sont accessibles en fauteuil roulant.

Si vous avez besoin d’assistance spéciale pour quelque motif, veuillez faire part de vos besoins au cours du processus d’inscription et confirmer tout détail auprès du Secrétariat du Congrès.

Demandes diététiques

Veuillez préciser toute exigence diététique au cours du processus d’inscription afin que nous puissions prendre les mesures d’avance concernant les aliments et boissons pour les événements appropriés à votre inscription.

Questions?

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le Secrétariat du Congrès.