L’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) accepte les demandes d’événements connexes parallèles au 29e Congrès canadien de recherche sur le VIH/sida (ACRV 2020). Tous les événements connexes doivent être planifiés à l’extérieur du programme officiel du Congrès de l’ACRV, qui se déroule approximativement de 16 h le jeudi 30 avril à 13 h le dimanche 3 mai.
Avantages de tenir un événement connexe à l’ACRV 2020
À l’approbation de votre événement :
- l’ACRV annoncera votre événement connexe sur le site Web du Congrès de l’ACRV;
- l’ACRV mentionnera votre événement connexe dans certains courriels de marketing du Congrès;
- l’ACRV inclura l’information sur votre événement connexe dans la version Web du programme de l’ACRV 2020;
- l’ACRV pourrait offrir gracieusement des locaux de réunion (si disponibles) au Centre des congrès de Québec;
Responsabilités concernant la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2020
L'organisateur de l'événement connexe est tenu de :
- fournir le titre complet de l’événement;
- fournir une version électronique du synopsis de l’événement (jusqu’à 100 mots), précisant notamment la nature et l’objet de l’événement, le public cible, les principaux participants et toute autre information d’intérêt ou de valeur;
- fournir des renseignements sur toute restriction concernant la participation des participants au Congrès (c.à-d. sur invitation seulement, réservé aux membres, réservé uniquement aux chercheurs d’une région géographique précise, etc.). L’organisateur doit s’occuper de l’inscription préalable. L’ACRV souhaite que les organisateurs de tous les événements connexes permettent ce que ceux‑ci soient ouverts à tous les participants au Congrès si le thème s’y prête;
- communiquer la configuration de la pièce, les exigences individuelles, ainsi que la nourriture et les boissons directement au lieu de réunion et respecter les délais indiqués. À remarquer que l’ACRV n’est aucunement responsable des coûts liés à votre événement connexe;
- présenter un résumé d’une page de l’événement qui peut être affiché sur le site Web de l’ACRV après le Congrès.
Candidature pour la tenue d’un événement connexe
Pour demander la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2020, veuillez compléter notre formulaire de candidature en ligne. Formulaire de demande en ligne de demande d'événement auxiliaire
Fournir les détails suivants :
- organisme hôte de l’événement;
- nom de l’organisateur et coordonnées complètes;
- date de la demande et durée de l’événement en heures;
- thème ou titre de l’événement connexe;
- brève description de l’événement connexe;
- conférenciers (si confirmés);
- configuration préférée de la salle de réunion, par exemple circulaire, type théâtre ou salle de conférence;
- nombre de participants attendus;
- détails en matière de participation (ouvert à tous les délégués, ou sur invitation seulement). Si l’événement est sur invitation seulement, veuillez préciser qui est invité et le processus d’invitation.
