La date limite pour les demandes d’événements connexes est le lundi 9 janvier 2017

L’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) accepte les demandes d’événements connexes parallèles au 26e Congrès canadien de recherche sur le VIH/sida (ACRV 2017). Tous les événements connexes doivent être planifiés à l’extérieur du programme officiel du Congrès de l’ACRV, qui se déroule approximativement de 17 h le jeudi 6 avril à 13 h le dimanche 9 avril.

Le Comité du programme scientifique examinera toutes les demandes d’événements connexes après la date limite de réception des demandes le lundi 9 janvier 2017 et sélectionnera les événements connexes qui seront acceptés. Les organisateurs d’événements connexes seront informés au début de février 2017 si leur demande a été retenue.

Avantages de tenir un événement connexe à l’ACRV 2017

À l’approbation de votre événement :

  • l’ACRV annoncera votre événement connexe sur le site Web du Congrès de l’ACRV;
  • l’ACRV mentionnera votre événement connexe dans certains courriels de marketing du Congrès;
  • l’ACRV inclura l’information sur votre événement connexe dans le programme détaillé de l’ACRV 2017;
  • l’ACRV pourrait offrir gracieusement des locaux de réunion (si disponibles) à l’Hôtel Bonaventure Montréal
  • vous bénéficierez de la reconnaissance associée à la tenue de votre événement au Congrès de l’ACRV.

Responsabilités concernant le tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2017

Sur approbation de l’événement connexe, l’organisateur doit :

  • fournir le titre complet de l’événement;
  • fournir une version électronique du synopsis de l’événement (jusqu’à 100 mots), notamment la nature et l’objet de l’événement, le public cible, les principaux participants et toute autre information d’intérêt ou de valeur;
  • fournir des renseignements sur toute restriction concernant la participation des participants au Congrès (c.à-d. sur invitation seulement, réservé aux membres, uniquement aux chercheurs d’une région géographique précise, etc.). L’organisateur doit s’occuper de l’inscription préalable. L’ACRV souhaite que tous les événements connexes soient ouverts le cas échéant aux participants au Congrès;
  • communiquer la configuration de la pièce, les exigences individuelles, ainsi que la nourriture et les boissons directement au lieu de réunion. À remarquer que l’ACRV ne couvre aucun des coûts des événements connexes;
  • présenter un résumé d’une page de l’événement qui peut être affiché sur le site Web de l’ACRV après le Congrès.

Candidature pour la tenue d’un événement connexe

Pour demander la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2017, veuillez envoyer les renseignements énumérés ci-après à l’adresse de courriel suivante shira@seatoskymeetings.com :

  • organisme hôte de l’événement;
  • nom de l’organisateur et coordonnées complètes;
  • date de la demande et durée de l’événement en heures;
  • thème ou titre de l’événement connexe;
  • brève description de l’événement connexe;
  • conférenciers (si confirmés);
  • configuration préférée de la salle de réunion, par exemple circulaire, type théâtre ou salle de conférence;
  • nombre de participants attendus;

la question de savoir si l’événement est ouvert à tous les participants au Congrès ou s’il s’agit d’une réunion privée. Dans ce dernier cas, prière de préciser qui est invité et d’indiquer le processus d’invitation.